La aplicación de
mensajería instantánea WhatsApp se ha convertido en mucho más que una
herramienta de comunicación en las empresas. Tanto es así, que un estudio
reciente de IABSpain sobre Redes Sociales afirmaba que WhatsApp ya es la red
con más usuarios en España, por encima de Facebook. Este mismo estudio afirma
que el 42% de los usuarios no pasa ni dos horas sin consultar los mensajes de
su móvil.
“Indiscutiblemente, afirma
Laura Gisler, consultora del área Digital de Nexian Digital Academy, la
eficacia de esta herramienta ha cambiado la forma de comunicarnos tanto a nivel
particular como profesional, aportándonos enormes ventajas y permitiéndonos
realizar, con enorme facilidad, video llamadas o conversaciones grupales, con
personas que teletrabajan o que incluso están a miles de kilómetros de
distancia”.
No obstante, los expertos de la compañía de RRHH Nexian, con 24 oficinas repartidas por todo el país, también alertan de las distracciones y la invasión en el terreno personal que ello supone, y recomienda a todos los profesionales conocer y seguir algunas normas a la hora de usar correctamente el WhatsApp en la empresa.
Recomendaciones de Nexian para emplear correctamente el WhatsApp a nivel profesional:
- Respeta el objetivo de cada grupo. Muchos grupos se crean con un objetivo a largo plazo, otros son temporales y se utilizan de forma puntual para gestionar un asunto en concreto pero, “la creación de un chat en el ámbito laboral busca siempre un objetivo práctico por lo que por encima de todo debe prevalecer el uso útil y eficiente del mismo” afirma Gisler En el caso de que no sea así, el administrador del grupo debería ser la persona encargada de marcar el tono y el contenido del mismo.
- Evita las conversaciones
directas con un solo miembro del grupo de trabajo. Un grupo de WhatsApp no es el espacio para enviar mensajes de contenido
personal, para eso ya están los chats privados. Y, por supuesto “no compartas
conversaciones privadas” nos alertan los expertos de Nexian.
- Antes de mandar un mensaje,
analiza si es útil y si es conveniente que lo reciba todo el grupo-. Un chat de trabajo no debe ser el espacio para el envío de todo tipo de
fotografías, videos, memes, ni tampoco de otros de contenido más formal como
contratos, nóminas, solicitud de vacaciones, etc. Es necesario seleccionar la
información que se redacta y a quien se le envía para evitar que esta se haga
viral en contra de nuestros deseos o llegue a quien no debiera.
- Sobre su redacción, lo ideal es que esta sea a través de frases cortas y concisas, que ofrezcan
claridad e inmediatez al mensaje,
afirma la consultora del área Digital de Nexian Digital Academy. También
debemos tener presente que se trata de una herramienta de trabajo, por lo que
debemos mantener un tono profesional, respetando la gramática, las reglas de
puntuación y vigilando el uso excesivamente generalizado de los emoticonos.
- ¿Debe estar el jefe en el
chat? Depende del tipo de
superior y depende de la cultura de empresa. En mi opinión, afirma Gisler, el
jefe no debería estar en todos los grupos, aunque solo sea por evitar el exceso
de comunicaciones recibidas (al igual que ocurre con el mail)-. “Lo más
sencillo y lo más recomendable, sugiere este experto, es que este tipo de
grupos sigan las mismas pautas de comunicación general de la empresa”.
- ¿Es correcto comunicarse con el cliente a
través del WhatsApp?
Puntualmente, esta herramienta, por su rapidez y posibilidades, puede ser de
gran ayuda para comunicarse con un cliente. No obstante, afirma Gisler, lo
recomendable es emplear los medios habituales de comunicación en el entorno
laboral, como es el correo electrónico corporativo, añade.
- Es importante distinguir
entre el móvil de empresa y el móvil privado. En ambos casos, es importante respetar los horarios de trabajo y no
invadir el terreno personal de las personas, “ni aún en el caso de que el móvil
sea de empresa”, afirma la consultora del área Digital de Nexian Digital
Academy. El WhatsApp, por su inmediatez, transmite sensación de urgencia por lo
que, antes de escribir fuera del horario laboral, debemos analizar si es el
medio más adecuado para hacer una comunicación.
- Un tema aparte, las fotos
de perfil. Recuerda que la
presencia en las redes transmite siempre una determinada idea de quien somos.
“Lo más prudente es poner una foto ni bonita, ni fea, simplemente correcta, y
que se ajuste lo más posible a la imagen que queremos transmitir de nosotros
mismos”, concluye Gisler.
Sea como sea, lo importante es tener siempre en
cuenta que estamos haciendo uso del tiempo de personas, ya sean jefes,
subordinados o clientes, y que ante todo debe primar el respeto a todos ellos.