La importancia de la comunicación interna cuando se trabaja fuera de la oficina

Cuando hablamos de teletrabajo o de oficinas trasladadas a casa, el primero de los valores corporativos que se resiente es el de la comunicación. No tenemos a los responsables o compañeros con los que compartir nuestras preocupaciones o inquietudes y nadie en el que buscar opiniones sobre un determinado trabajo.

Por eso, ponerle remedio a este aspecto es una de las primeras medidas a tomar cuando decidimos trabajar fuera de la oficina, bien sea desde casa, bien sea desplazado en otro lugar diferente al del resto del grueso de la plantilla.

Desde Nexian te proporcionamos algunas recomendaciones para que, en caso de teletrabajo, la comunicación interna no falle y se convierta en aliado de la compañía:

 Lo primero, las herramientas: es necesario poner a disposición del trabajador las herramientas eficaces para garantizar la comunicación con los compañeros, los superiores y los clientes. Slack, Skype, WhatsApp Business… son solo algunas de las herramientas que nos pueden ayudar con los medios técnicos.

 Periodicidad y rutina: cuando trabajamos lejos de la principal fuerza de trabajo o desde casa, como responsables debemos establecer la comunicación con los empleados como otra más de las rutinas dentro de la jornada laboral.

En esas conversaciones, además del transcurso del trabajo y del seguimiento de los proyectos o trabajos en proceso, debemos prestarle mucha atención a la parte psicológica, de ánimo y autoestima del empleado. Solo así la empresa será capaz de hacer un seguimiento real del estado de sus equipos.

 Humanización: la unión de las personas de un equipo es una de las principales bazas de las empresas. Por eso, es esencial ayudar a todos los empleados a acercarse al resto de compañeros, a ponerles cara, a saber a qué se dedica cada uno y a conocer la parte ‘personal’ de cada uno de ellos. Este acercamiento personal de toda la plantilla ayudará a evitar conflictos o pequeños roces en la plantilla y a entender las situaciones de cada uno. Es necesario que la unión del equipo exista también en la distancia.

 Transparencia: esta debe ser la política general de comunicación en todas las circunstancias, especialmente en aquellas situaciones de crisis que puedan generar inseguridad. Esta necesidad se acrecienta cuando se trata de empleados realizando teletrabajo. En este caso, las personas pueden dejarse llevar por la ‘soledad’ o por las informaciones no controladas o generadas por la empresa que, en muchos casos, pueden ser falsas.

 Los tiempos: muy ligado a lo anterior, es muy importante que la empresa sea quien dirija lo que los empleados conocen sobre la misma.

En este punto, es necesario que les comuniquemos cualquier detalle antes de que se extiendan los rumores y la empresa deba dar ‘prioridad’ a responder o acallar esos rumores frente a lo que a lo que realmente sus empleados necesitan conocer.

 Los canales: es fundamental entender en qué situaciones debemos emplear cada canal. Por ejemplo, hay determinadas informaciones de las que los empleados no deben enterarse por redes sociales, aunque sean las propias de la empresa, ni por un grupo de WhatsApp; y otras circunstancias en las que, a los correos con información corporativa debe acompañarlos una llamada personal, explicativa y cercana. Utilizar acertadamente cada canal en función de la importancia y calado de la información a transmitir es clave para asegurarnos de que la recepción es exactamente como buscamos.