Cuando hablamos de teletrabajo o de oficinas trasladadas a casa, el primero
de los valores corporativos que se resiente es el de la comunicación. No tenemos
a los responsables o compañeros con los que compartir nuestras preocupaciones o
inquietudes y nadie en el que buscar opiniones sobre un determinado trabajo.
Por eso, ponerle remedio a este aspecto es una de las primeras medidas a
tomar cuando decidimos trabajar fuera de la oficina, bien sea desde casa, bien
sea desplazado en otro lugar diferente al del resto del grueso de la plantilla.
Desde Nexian te proporcionamos algunas recomendaciones para que, en caso
de teletrabajo, la comunicación interna no falle y se convierta en aliado de la
compañía:
Lo primero, las herramientas: es necesario poner a disposición
del trabajador las herramientas eficaces para garantizar la comunicación con
los compañeros, los superiores y los clientes. Slack, Skype, WhatsApp Business…
son solo algunas de las herramientas que nos pueden ayudar con los medios
técnicos.
Periodicidad y rutina: cuando trabajamos lejos de la principal
fuerza de trabajo o desde casa, como responsables debemos establecer la
comunicación con los empleados como otra más de las rutinas dentro de la
jornada laboral.
En esas conversaciones, además del transcurso del trabajo y del seguimiento
de los proyectos o trabajos en proceso, debemos prestarle mucha atención a la
parte psicológica, de ánimo y autoestima del empleado. Solo así la empresa será
capaz de hacer un seguimiento real del estado de sus equipos.
Humanización: la unión de las personas de un equipo es una de
las principales bazas de las empresas. Por eso, es esencial ayudar a todos los
empleados a acercarse al resto de compañeros, a ponerles cara, a saber a qué se
dedica cada uno y a conocer la parte ‘personal’ de cada uno de ellos. Este
acercamiento personal de toda la plantilla ayudará a evitar conflictos o
pequeños roces en la plantilla y a entender las situaciones de cada uno. Es
necesario que la unión del equipo exista también en la distancia.
Transparencia: esta debe ser la política general de
comunicación en todas las circunstancias, especialmente en aquellas situaciones
de crisis que puedan generar inseguridad. Esta necesidad se acrecienta cuando
se trata de empleados realizando teletrabajo. En este caso, las personas pueden
dejarse llevar por la ‘soledad’ o por las informaciones no controladas o
generadas por la empresa que, en muchos casos, pueden ser falsas.
Los tiempos: muy ligado a lo anterior, es muy importante que
la empresa sea quien dirija lo que los empleados conocen sobre la misma.
En este punto, es necesario que les comuniquemos cualquier detalle antes de
que se extiendan los rumores y la empresa deba dar ‘prioridad’ a responder o
acallar esos rumores frente a lo que a lo que realmente sus empleados necesitan
conocer.
Los canales: es fundamental entender en qué situaciones
debemos emplear cada canal. Por ejemplo, hay determinadas informaciones de las
que los empleados no deben enterarse por redes sociales, aunque sean las
propias de la empresa, ni por un grupo de WhatsApp; y otras circunstancias en
las que, a los correos con información corporativa debe acompañarlos una
llamada personal, explicativa y cercana. Utilizar acertadamente cada canal en
función de la importancia y calado de la información a transmitir es clave para
asegurarnos de que la recepción es exactamente como buscamos.