Trabajar en entornos altamente exigentes puede generar en el profesional estrés, desmotivación y horas extras innecesarias. No obstante, en gran parte de estos casos, hablamos de puestos altamente gratificantes y que ofrecen al empleado grandes posibilidades de formarse y superarse. Sin embargo, aprender a gestionar el tiempo no sólo es posible, sino necesario.
Según un estudio interno realizado por Nexian, las empresas españolas tienen determinadas formas de trabajar que afectan directamente a la variable temporal. Del estudio se desprenden 3 conclusiones comunes a todas ellas:
• Sólo el 50% de la jornada laboral es 100% rentable
• Un 15% de este tiempo se pierde en reuniones poco eficaces, interrupciones innecesarias, tareas que no aportan valor, etc.
• Consultamos el e-mail cerca de 20 veces por hora
Con estos datos en la mano, Nexian ha seleccionado 8 recomendaciones dirigidas a incrementar los resultados de nuestro trabajo, minimizando el esfuerzo requerido para ello. Estas son sus claves:
1. Toma conciencia del problema e identifica las causas de tu pérdida de tiempo. En algunos casos se debe a la falta de orden, o de planificación, por no saber decir no a los compromisos o no evitar las distracciones. Cualquiera de estos motivos son de por sí los culpables de un elevado número de minutos perdidos. Y, lo peor es que generalmente conviven todos ellos juntos.
2. Planifica y organiza. La falta de orden y de planificación es la primera responsable de dejar tareas sin terminar o sin entregar a tiempo. “Un minuto invertido en organización, ahorra hasta diez en la ejecución”, se desprende del estudio. Define objetivos y establece prioridades antes de empezar con las tareas más agradables de hacer, pero que pueden consumirnos un tiempo que no tenemos.
3. Ataja a los ladrones de tiempo. “Estos pueden venir disfrazados de amables compañeros que vienen a invitarnos a un breve café, como una reunión mal planificada, o son los 200 e-mails que recibimos a diario”, apuntan los expertos de Nexian. En cualquiera de los casos, es esencial asignar un tiempo justo a cada tarea y no permitir sobrepasarla desenfocándonos de nuestro objetivo.
4. Urgente Vs. importante. Asegúrate de establecer correctamente las prioridades y recuerda: en primer lugar, realiza las tareas urgentes e importantes. Continua por las importantes, pero no urgentes. Deja para el final las no importantes ni urgentes. Y, si es posible, afirman los consultores de Nexian, revisa si pueden ser descartadas.
5. Aprende el arte de delegar. Delegar no es simplemente una transferencia de trabajo. Delegar correctamente supone involucrar al equipo en la obtención de unos determinados resultados. De este modo, “no sólo te ayudará a crecer profesionalmente, sino también a formar tu propio equipo”, afirma Nexian en su estudio.
6. Deja de postergar aquellas tareas que menos te agradan. Procrastinar, o como decíamos antes, “dejar para mañana lo que puedes hacer hoy”, significa en muchos casos hacer mil cosas para sentirnos más tranquilos, y tener una excusa para afrontar la tarea verdaderamente necesaria.
7. Concentra tu mente. La multitarea no vale para todas las actividades y los últimos estudios demuestran que reduce el nivel de concentración, de rendimiento intelectual y es una amenaza para la calidad del trabajo y la productividad, aseguran los consultores de RRHH de Nexian.
8. Controla el correo electrónico y las reuniones. Según los últimos estudios de Nexian, consultamos el mail unas 20 veces por hora. También estima que se pierden cerca de una hora al día en conversaciones, o reuniones, inútiles. La compañía de RRHH recomienda dedicar un tiempo del día a revisar y responder e-mails, agrupando temas, pero no tener todo el día la bandeja de entrada abierta, y los avisos activos.
“Optimizar el tiempo depende de cada uno”, es una de las conclusiones a las que se llegan tras el estudio. Saber cómo ganar tiempo es clave para poder desarrollarnos adecuadamente en un entorno laboral altamente exigente y para poder crecer profesionalmente siendo dueños de nuestro futuro.
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