.A partir del próximo 12 de mayo todos los trabajadores estarán obligados a fichar a la entrada y salida de su puesto de trabajo. Y todas las empresas estarán obligadas a contar con un registro horario. De lo contrario, se arriesgan a ser sancionadas con multas que oscilan entre los 625 euros y los 6.250 euros, según el número de empleados o la facturación de la compañía.

El objetivo de este real decreto -tramitado por vía de urgencia- es claro: acabar con las horas extras no pagadas o fraudulentas, posibilitar el control horario por parte de las Inspección de Trabajo y Seguridad Social, controlar el absentismo laboral y lograr el derecho a la desconexión digital.

No obstante, para muchas empresas, y especialmente para las pymes, puede suponer más costes de implementación, mayor carga de trabajo administrativo y el peligro de dar un paso atrás en la flexibilización de los horarios.

Sea como sea, la realidad es que la normativa obliga a las empresas a “organizar y documentar” este registro. Ante esta situación, la compañía de RRHH Nexian, ha recogido siete recomendaciones básicas para dar cumplimiento a esta obligatoriedad, con el menor coste posible, tanto económico, como personal. Estos son sus consejos.

Cómo debe llevarse a cabo esta obligación. La norma no establece un formato obligatorio para llevar este registro. “Para ello sirven tanto los sistemas presenciales y manuales -una simple planilla firmada-, como los relojes analógicos o digitales de fichaje” afirma Sergio Gallardo, subdirector general de Nexian. No obstante en estos últimos meses han surgido diversas herramientas informáticas o de telefonía que pueden instalarse en los dispositivos personales o profesionales de la plantilla, y que permiten llevar este registro con un coste muy reducido, “de hasta tres euros por empleado”.

Custodia de los datos: La empresa debe saber, afirma el experto de Nexian, que toda la información recogida debe conservarse -y custodiarse- un mínimo de 4 años, plazo en el que este documento debe estar a disposición de los trabajadores y de la Inspección de la Seguridad Social. Este hecho supondrá, especialmente en las grandes empresas, una ingente cantidad de información sobre la actividad diaria de los trabajadores. “A mayor monitorización del personal, más posibilidades existen de manipular datos personales innecesarios, por lo que es importante para las empresas implantar los sistemas de control adecuados para otorgar seguridad jurídica a todo el proceso”.

Independiente de la nómina. Si bien la norma obliga a todo lo anteriormente mencionado, lo que no deja reflejado es la obligación de los trabajadores de firmar, junto con su nómina, el registro de las horas realizadas.

Tratamiento a las personas que tele trabajan. En las empresas donde siempre se hace un mismo horario no hay problema. Sin embargo, en aquellas en las que existen diferentes turnos, trabajadores en movilidad o personas que prestan sus servicios a distancia, la cosa se puede complicar algo más. Ante esta situación, el responsable de la compañía de RRHH Nexian recomienda “hacer una gestión inteligente de la norma, buscando el acuerdo sobre la protocolización de ese registro con los trabajadores y con el sistema que más se adapte a las necesidades de la empresa”. 

Entradas y salidas. La norma no exige que se registre cada entrada y salida del personal del centro de trabajo, por lo que “sí es conveniente recordar a la plantilla cuales son sus horarios”, afirma Sergio Gallardo, subdirector general de Nexian “y el tiempo de sus pausas a efectos de que estén preavisados de los posibles incumplimientos que podrían detectarse”.

Una misma norma, con distintas soluciones. Dentro de la obligación de registrar la hora de entrada y salida de los trabajadores, no todos ellos tendrán que cumplir de la misma forma. Hay sectores, como el de la industria, en la que el horario suele estar regulado en convenios y donde este asunto ha estado tradicionalmente más medido. Otros, como la consultoría o la banca de inversión en los que es habitual superar el horario estándar, y se asume que va incluido en el sueldo. Y otros, como la hostelería, donde las horas extras son altas, los sueldos ajustados, y en los que los trabajadores van a agradecer más esta medida. “La respuesta debe pasar, afirma Gallardo, por un control horario eficiente y moderno, bien ejecutado, neutral y con indicadores reales, que resulte una fortaleza para el profesional comprometido, y por extensión para su empresa”, concluye.

Ventajas de contar con soluciones de gestión empresarial. Además de controlar las horas trabajadas, el aspecto más positivo de un control de horario es la posibilidad de extraer informes tanto a nivel individual como de un equipo de trabajo. “Esta cuestión supone una oportunidad más que aporta la transformación digital a la que estamos abocados, y en la que Nexian tiene un interés muy especial por impulsar” confirma el directivo de Nexian.

 “Nuestra última recomendación, en opinión de Gallardo, es la defensa de la flexibilidad de horarios lograda”. Es importante lograr acuerdos con los sindicatos o con los propios trabajadores para no dar un paso atrás en los avances alcanzados en estos años más recientes en cuanto a compaginación de la laboral y familiar. Para las empresas lo más importante son sus personas, y para las personas lo más importante es su tiempo. Por este motivo, si invertimos en la gestión del tiempo, estaremos invirtiendo directamente en nuestra empresa”. concluye el experto de Nexian. 

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